Libros contables y mercantiles, legalización en el Registro Mercantil.

El pasado lunes 16 de febrero se publicó en el BOE la Instrucción emitida por la Dirección General de los Registros y del Notariado sobre la legalización de libros contables, de actas y otros que, de acuerdo con la normativa vigente, deben llevar obligatoriamente los empresarios, en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013 de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (la Ley).

Pueden consultar el texto íntegro en el siguiente enlace:

http://www.boe.es/boe/dias/2015/02/16/pdfs/BOE-A-2015-1481.pdf

De la misma – y con carácter general – interesa resaltar los siguientes aspectos:

• La instrucción será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la Ley.
•  De conformidad con el artículo 18 de la Ley de emprendedores todos los libros obligatorios deben cumplimentarse en soporte electrónico.
•  La presentación deberá efectuarse de manera telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio de la sociedad, en el Registro Mercantil correspondiente por razón de su domicilio social. Se señala la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores, en la web registradores.org, como medio de envío telemático.
•  No podrán legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles.
•  Respecto de ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 tampoco será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.
•  Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros.
•  Todas las actas, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
•  En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente.
•  En cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas.
•  Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013. Al igual que ocurría con los libros de Actas, la Instrucción detalla la forma de proceder respecto a estos ejercicios.
•  Sin perjuicio de lo anterior y en relación a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el día 31 de diciembre de 2014, cuando por justa causa no sea posible la presentación en formato electrónico de los libros de llevanza obligatoria o de alguno de ellos, el registrador permitirá la presentación en formato papel, en el plazo establecido legalmente, de libros formados por hojas encuadernadas y cumplimentadas en los términos de artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil.
•  Asimismo la Instrucción Decimoquinta permite la posibilidad de que aquellas sociedades, cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no hayan legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, en el momento posterior a su constitución, puedan incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre. En este caso, el valor probatorio de estos libros será apreciado, en su caso, por los Tribunales, debiendo considerar que, a estos efectos podrá incluirse y añadirse el acta de la junta general de la sociedad en la cual se ratifiquen las actas no transcritas en su día y cuya legalización ahora se solicita.